Con l’espressione whistleblower (o “segnalante”) si fa riferimento al dipendente di un’amministrazione/società che segnala violazioni o irregolarità, commesse ai danni dell’interesse pubblico, agli organi legittimati ad intervenire. La segnalazione, in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’amministrazione/società di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Il whistleblowing è la procedura volta a incentivare le segnalazioni e ad assicurare delle forme di tutela, proprio in ragione della sua funzione sociale, al whistleblower. Il legislatore ha, dunque, introdotto una specifica tutela dei dipendenti nonché dei lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dell'amministrazione pubblica/società, che segnalano condotte illecite di cui sono venuti a conoscenza all’interno dell’ambiente di lavoro, di modo che questi possano agire senza il timore di subire conseguenze pregiudizievoli.

• FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO

Con il Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale 15 marzo 2023, n. 63) (di seguito “D.Lgs. n. 24/2023”), il legislatore italiano ha dato attuazione alla direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019 (di seguito “Direttiva”)[1], riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

In attuazione del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, con Delibera del 12 luglio 2023, n. 311 l’ANAC ha adottato le “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, pubblicate sul sito istituzionale dell’Autorità in data 14 luglio 2023 e con Delibera del 12 luglio 2023, n. 301 (di seguito “Linee guida ANAC”)[2], la medesima ha adottato il “Regolamento per la gestione delle segnalazioni esterne e per l'esercizio del potere sanzionatorio Anac”, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale – S.G. n. 164 del 15 luglio 2023, alle quali si rinvia espressamente per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente documento.

Il decreto disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

La normativa italiana sul whistleblowing mira a proteggere coloro che segnalano violazioni del diritto dell'UE e ad ampliare l'ambito di applicazione della direttiva UE sul whistleblowing in caso di violazioni della legislazione nazionale.

Con il Regolamento di attuazione degli articoli 4-undecies e 6, comma 1, lettere b) e c- bis), del TUF” del 5 dicembre 2019 e s.m.i. (di seguito “Regolamento BdI”) la Banca d’Italia ha disciplinato i sistemi interni di segnalazione delle violazioni; tali sistemi devono essere utilizzati per segnalare atti o fatti che possano costituire violazioni delle norme che riguardano l’operatività di Invimit in qualità di gestore del servizio di gestione collettiva del risparmio. In particolare l’Allegato 4, dedicato ai sistemi interni di segnalazione, richiama a sua volta gli articoli 1, comma 1, lettera i-ter, e 4-undecies, comma 1 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, recante il Testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria, e successive modificazioni (di seguito “TUF”). Anche il D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 recante “Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione” (di seguito “Decreto AML”)prevede all’articolo 48 “Sistemi interni di segnalazione delle violazioni” l’adozione di procedure per la segnalazione al proprio interno da parte di dipendenti o di persone in posizione comparabile di violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

In conformità alla normativa attualmente vigente sopra richiamata, - in particolare D.Lgs. 24/2023, Decreto AML, Regolamento BdI - Invimit SGR S.p.A. (di seguito, “Invimit”, “Società” o “SGR”) si è dotata di una piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing improntata ai più     elevati standard di sicurezza. Tale soluzione permette l’invio di segnalazioni al soggetto identificato come responsabile delle medesime, garantendo altresì la tutela della riservatezza dell’identità e del contenuto della segnalazione.

La presente policy è pubblicata nella sottosezione “Altri contenuti - Prevenzione Corruzione” della sezione “Società trasparente” nonché all’interno della piattaforma per le segnalazioni.

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso a sistemi interni di segnalazione, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

La presente policy disciplina l’inoltro e la gestione delle segnalazioni di whistleblowing con lo scopo di:

• supportare Invimit nell’efficace gestione di eventuali condotte contrarie agli standard aziendali;
• garantire un’adeguata tutela al segnalante e al segnalato;
• incentivare le segnalazioni di whistleblowing.

• OGGETTO DELLA POLICY

Ai fini della applicazione della presente policy, conformemente a quanto disposto dal citato D.lgs. n. 24/2023, per “violazioni” si intendono comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato e che consistono in:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (reati presupposto a titolo esemplificativo: indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture), o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;

illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;  sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione;
4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
5. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione.

Come anzidetto al precedente punto ii), in considerazione della particolare qualifica di Invimit quale società a controllo pubblico e di intermediario finanziario operante nel settore del risparmio gestito, l’oggetto della segnalazione si intende conforme a quanto previsto dall’articolo 48 del Decreto AML in materia di antiriciclaggio ed antiterrorismo ed a quanto disposto dall’Allegato 4 del Regolamento BdI.

• AMBITO SOGGETTIVO DELLA POLICY

Con il termine “Whistleblowers" dovranno intendersi non solo i dipendenti, ma anche i lavoratori autonomi, gli azionisti, i membri degli organi di amministrazione e di controllo, i collaboratori esterni, i tirocinanti retribuiti e non, tutti i soggetti che lavorano sotto la supervisione e direzione di appaltatori, sub-appaltatori e fornitori, in conformità con quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, dall’articolo 48, comma 1 del Decreto AML e dall’articolo 1, comma 1, lettera i-ter del TUF

• CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Il whistleblower deve disporre di informazioni sufficientemente circostanziate che facciano ritenere ragionevole l’invio della segnalazione; è pertanto necessario che fornisca tutti gli elementi utili per consentire alla funzione competente di procedere a verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• generalità del soggetto che effettua la segnalazione;
• tipologia di soggetto segnalante (es. dipendente della Società, lavoratore o collaboratore di impresa fornitrice di beni o servizi, lavoratore o collaboratore di imprese che realizzano opere per l’Azienda);
• oggetto della segnalazione;
• natura dell’illecito (ci si riferisce al paragrafo 4, ad esempio: operazione in conflitto di interessi, violazione del Codice Etico, violazione procedura di gara e altri affidamenti, violazione procedura di selezione e assunzione del personale, errata classificazione della clientela, attribuzione di prodotto non in linea con il proprio profilo di rischio, presenza di inducements non dichiarati, prestazione illegittima del servizio di consulenza, ecc.);
• soggetti autori dell’illecito (es. generalità) e relativa funzione di appartenenza;
• chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione; nell’ambito della descrizione dei fatti il segnalante ha l’obbligo di dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo relative ai fatti oggetto di segnalazione;
• qualora nella disponibilità del segnalante, i documenti che possano confermare la   fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la fondatezza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni anonime, ossia quelle prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, non rientrano nel campo di applicazione della policy adottata dalla Società e sono prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Le segnalazioni anonime possono essere inviate a mezzo del servizio postale all’indirizzo sopra riportato.

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i canali appositamente predisposti.

 

Conformemente a quanto prescritto dal citato D.Lgs. n. 24/2023, il Whistleblower può provvedere ad inviare la propria segnalazione mediante i seguenti canali:

1. interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
2. esterno (gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – ANAC);
3. divulgazioni pubbliche (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
4. denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

 

In via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere delle condizioni di cui all’art. 6 del richiamato D.Lgs. n. 24/2023, è possibile effettuare una segnalazione esterna.

• 1. SEGNALAZIONE MEDIANTE IL CANALE INTERNO

Invimit, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all'articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015, attiva, ai sensi dell’articolo 4, del D.lgs. n. 24/2023, propri canali di segnalazione, che garantiscono, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero è affidata a un soggetto esterno, anch'esso autonomo e con personale specificamente formato.

Le segnalazioni sono effettuate in forma:

1. scritta, anche con modalità informatiche;
2. orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
   1. 1. RESPONSABILE DELLA PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE E DELLA TRASPARENZA

La gestione del canale di segnalazione interna è affidata alla figura del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, di cui all'articolo 1, comma 7, della legge 6 novembre 2012, n. 190.

Ai sensi del Regolamento Banca d’Italia, il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione è il RPCT ed assicura il corretto svolgimento del procedimento e riferisce agli organi di governance come di seguito specificato.

Il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione predispone una relazione annuale sul corretto funzionamento del sistema interno per la segnalazione delle violazioni; la relazione contiene informazioni aggregate sugli esiti delle attività e dei controlli relativi al rispetto dei principi di riservatezza e di divieto di atti ritorsivi.

La relazione, sottoposta al Consiglio di Amministrazione, è resa disponibile al personale.

1. 1. 2. GESTIONE DEL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

Nell'ambito della gestione del canale di segnalazione interna, la persona o l'ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:

1. rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
3. danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
5. mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro o, comunque, sono rese accessibili.

Invimit pubblica tali informazioni sul sito internet della Società nella sezione “Società Trasparente” in Altri contenuti - Prevenzione della corruzione.

1. 1. 3. SEGNALAZIONE MEDIANTE PIATTAFORMA INFORMATICA

Invimit si è dotata di Piattaforma informatica, attraverso l’utilizzo dei Software e servizi anche in modalità SAAS di proprietà della DigitalPA S.r.l., che permette, tra l’altro, di gestire le comunicazioni/segnalazioni pervenute con garanzia di riservatezza per i soggetti segnalanti e la massima sicurezza informatica; tale piattaforma consente, al contempo, di interloquire con il soggetto segnalante - sia interno che esterno alla Società - e di rendicontare lo stato di avanzamento dell’istruttoria, laddove avviata.

L’accesso al sistema di whistleblowing è consentito agli utenti mediante registrazione all’indirizzo: https://invimit.segnalazioni.net presente sul sito internet della Società nella sezione “Società Trasparente” in Altri contenuti - Prevenzione della corruzione.

1. 1. 4. SEGNALAZIONE MEDIANTE CANALE VOCALE

In alternativa alla segnalazione scritta, Invimit prevede la possibilità della segnalazione in forma orale, attraverso il sistema di messaggistica vocale mediante il software indicato al paragrafo precedente ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con chi tratta la segnalazione.

La riservatezza della persona coinvolta e della persona menzionata viene garantita anche nel caso di segnalazioni - interne o esterne - effettuate mediante sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

1. 1. 5. INDAGINE

Le segnalazioni sono destinate al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT).

Ai fini della fase istruttoria, il RPCT potrà avvalersi anche del supporto e della collaborazione delle competenti strutture. Nel caso in cui fosse necessario un supporto di natura specialistica (tecnica, legale, ecc.), tale attività potrà essere svolta anche con il coinvolgimento di un consulente esterno. In tal caso al consulente, previo impegno alla riservatezza professionale, potrà essere trasmessa tutta la documentazione utile a svolgere l’istruttoria.

Qualora trattasi di segnalazione relativa a condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231, o inosservanza del Modello 231, il RPCT, previa richiesta ed ottenimento del consenso da parte del segnalante, potrà condividere la stessa con l’ODV, ferma restando la propria responsabilità per l’istruttoria.

ll RPCT verifica la fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione e vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. Nell’analisi della segnalazione può avvalersi anche del supporto di consulenti tecnici (quali, ad esempio, studi legali esterni, ecc.) su materie che non rientrano nella propria specifica competenza.

1. 1. 6. ESITO

Gli esiti dell’indagine sono riportati in una relazione dove sono riassunti l’iter dell’indagine e i giustificativi a supporto nonché le conclusioni ed eventuali suggerimenti in merito alle azioni da porre in essere per sopperire alle violazioni riscontrate ed assicurare che queste non si verifichino in futuro.

Sulla base della valutazione dei fatti oggetto di segnalazione, il RPCT può decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza, di archiviare la segnalazione dandone comunicazione al segnalante.

Laddove siano riscontrati profili di illiceità, oltre a tener informato il segnalante sugli sviluppi mediante piattaforma informatica, il RPCT provvede a:

• comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile della struttura di appartenenza dell’autore della violazione accertata, affinché provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso – sussistendone i presupposti – l’avvio delle procedure per l’esercizio dell’azione disciplinare di concerto con la funzione Personale, Organizzazione e IT, laddove non vi siano ipotesi di reato. Qualora il segnalante sia corresponsabile delle violazioni, va valutato un trattamento privilegiato per quest’ultimo rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile.

Un’informativa va resa all’Amministratore Delegato, al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale;

• comunicare l’esito dell’accertamento alla struttura competente, mantenendo l’anonimato del segnalante – ove possibile – al fine di adottare gli eventuali provvedimenti/azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela della Società;
• presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente, laddove ne sussistano i presupposti, sentiti l’Amministratore Delegato, il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale.
• fornire riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

7.2 SEGNALAZIONE MEDIANTE SERVIZIO POSTALE

In via residuale è prevista anche la possibilità di inviare segnalazioni tramite servizio postale.

In questo caso, al fine di attivare le garanzie proprie dell’istituto del whistleblowing, occorre che la segnalazione sia corredata dalla copia del documento d’identità del segnalante, sia inserita in una busta chiusa riportante la dicitura “RISERVATA PERSONALE” e sia indirizzata a “Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza, Via IV Novembre 144, 00187 Roma”, non inserendo il nominativo del mittente sul frontespizio della busta. La segnalazione cartacea ricevuta sarà presa in carico esclusivamente dal Responsabile, che provvederà a registrarla sulla piattaforma informatica dedicata alla gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

La segnalazione cartacea dovrà contenere le medesime informazioni elencate nel paragrafo precedente. L’indicazione di tali informazioni rappresenta un requisito necessario al fine di istruire la pratica e avviare le dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione.

Le segnalazioni trasmesse sia tramite piattaforma, sia tramite servizio postale che non presentano i contenuti minimi sopra menzionati saranno archiviate.

Le segnalazioni anonime, ossia quelle prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, non rientrano nel campo di applicazione della presente policy e sono prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Le segnalazioni anonime possono essere inviate a mezzo del servizio postale all’indirizzo sopra riportato.

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

Qualora si utilizzino canali e tecniche tradizionali come la segnalazione mediante posta Invimit garantisce la riservatezza richiesta dalla normativa.

A tal fine ed in vista della protocollazione riservata della segnalazione a cura del RPCT (gestore), è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:

1. la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
2. la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore.

La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del medesimo RPCT.

1. 3.           SEGNALAZIONE MEDIANTE CANALE ESTERNO (ANAC)

L’Autorità competente per le segnalazioni esterne è l’ANAC.

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. 1. il canale di segnalazione interna non è attivo o;
   2. la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
   3. la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
   4. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

Oltre ai canali interni di segnalazione, attivati da Invimit e indicati ai paragrafi precedenti, il segnalante può ricorrere al canale di segnalazione esterna attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La stessa riservatezza viene garantita anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati nel primo periodo o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza ritardo.

Le forme di segnalazione esterna sono le medesime previste per la segnalazione interna:

1. scritta, tramite la piattaforma informatica
2. orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Le modalità e tempistiche nella gestione delle segnalazioni esterne sono le medesime previste per le segnalazioni interne ad eccezione di alcune deroghe per ANAC (fino a sei mesi per il riscontro in presenza giustificate e motivate ragioni; possibilità di trattare in via prioritaria le segnalazioni esterne che hanno ad oggetto violazioni riguardanti una grave lesione dell'interesse pubblico ovvero la lesione di principi di rango costituzionale o di diritto dell'Unione europea; possibilità di non dare seguito alle segnalazioni che riportano violazioni di lieve entità e procedere alla loro archiviazione).

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall'ANAC è trasmessa a quest'ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

• 4. SEGNALAZIONI ALLE AUTORITA’ DI VIGILANZA BANCA DI ITALIA E CONSOB

In considerazione della qualifica di intermediario finanziario della SGR, è prevista la possibilità di inviare segnalazioni anche alle Autorità di vigilanza (Banca d'Italia e Consob).

La Banca d'Italia utilizza un apposito canale whistleblowing per segnalare possibili violazioni della normativa o anomalie gestionali riscontrate presso intermediari vigilati dalla Baca di Italia stessa.

La Banca d'Italia assicura la riservatezza dei dati personali del segnalante. L'identità del segnalante viene resa nota esclusivamente alla Autorità giudiziaria qualora questa ne faccia richiesta nell'ambito di indagini o procedimenti penali avviati in relazione ai fatti oggetto della segnalazione.

Anche coloro che non siano dipendenti o collaboratori di soggetti vigilati dalla Banca d'Italia possono presentare segnalazioni su possibili violazioni della normativa o presunte anomalie gestionali riscontrate presso tali intermediari.

La segnalazione esterna può essere trasmessa tramite:

Sito web della Banca di Italia mediante la Piattaforma informatica “Servizi online”;

Posta ordinaria.

Per ogni dettaglio operativo inerente l’invio delle segnalazioni si rimanda al seguente link:

https://www.bancaditalia.it/compiti/vigilanza/whistleblowing/index.html

La segnalazione esterna a Consob può essere trasmessa tramite:

Contatto telefonico;

E-mail o posta ordinaria.

Per ogni dettaglio operativo inerente l’invio delle segnalazioni si rimanda al seguente link:

https://www.consob.it/web/area-pubblica/whistleblowing

 

1. 5. DIVULGAZIONE PUBBLICA

Divulgare pubblicamente significa rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal presente decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
2. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione di specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.

• ISTRUZIONI OPERATIVE PER IL SEGNALANTE

a. Registrazione alla piattaforma whistleblowing

Il segnalante accede alla pagina iniziale della piattaforma di whistleblowing (https://invimit.segnalazioni.net/) ed effettua la registrazione al sistema compilando i campi obbligatori ed inserendo, in allegato, la scansione del proprio documento di identità.

Si fornisce, di seguito, l’elenco dei campi obbligatori da compilare unitamente ad alcune indicazioni operative:

• username;
• email: inserire un indirizzo e-mail (si consiglia di non utilizzare indirizzi di posta certificata), il quale sarà necessario per confermare la registrazione alla piattaforma e per ricevere le notifiche di sistema. si specifica che l’indirizzo e-mail non verrà visualizzato nelle segnalazioni e non verrà comunicato al responsabile della gestione delle segnalazioni;
• conferma email;
• password;
• conferma password;
• nome;
• cognome;
• documento di identità;
• check condizioni sulla privacy: dichiaro di aver preso visione e di accettare integralmente l'informativa privacy consultabile al seguente link Privacy e termini.

Al termine della registrazione il segnalante riceverà una conferma, all’indirizzo di posta elettronica indicato nel corso della registrazione, contenente il link per l’attivazione dell’account e potrà accedere all’area riservata della piattaforma per proseguire con l’invio della segnalazione.

b. Trasmissione della segnalazione

Dopo aver attivato l’account il segnalante effettua l'accesso alla propria area riservata tramite la pagina iniziale della piattaforma inserendo le credenziali scelte in fase di registrazione e cliccando sull’icona “Accedi”. Successivamente clicca sull’icona “Nuova Segnalazione” e seleziona le modalità di invio:

• segnalazione scritta, compilando i campi evidenziati nella pagina (i contenuti obbligatori sono contrassegnati da asterisco) ed allegando, se possibile, documenti a supporto della segnalazione;
• segnalazione vocale: il sistema richiederà esclusivamente di indicare la tipologia di illecito, tra quelle previste, e poi richiede di avviare la registrazione (max 20 minuti). Il segnalante, prima di inviare la segnalazione, può riascoltare il messaggio audio ed eventualmente eliminarlo. Quando viene inviata una segnalazione vocale, il responsabile della segnalazione riceve una segnalazione con un allegato audio distorto, in modo da evitare il riconoscimento della voce del segnalante; il responsabile può decidere di trascrivere la segnalazione, con la possibilità di modificare la trascrizione successivamente.

Completato l’inserimento dei dati/la segnalazione vocale, il segnalante procede all’invio della segnalazione.

All’esito di tale invio, il sistema inoltrerà via e-mail al segnalante una notifica automatica a conferma del corretto inoltro della segnalazione. Nel caso di mancata ricezione dell’e-mail di conferma, si suggerisce di controllare la cartella spam prima di ripetere il processo.

c. Messaggistica

Il segnalante conserva la facoltà di integrare le informazioni inserite nell’iniziale segnalazione anche in un momento successivo rispetto all’invio della stessa.

Unitamente a tale possibilità, la piattaforma consente anche un’interazione attiva tra segnalante e responsabile attraverso l’utilizzo di un’apposita “area messaggi”.

Al riguardo il responsabile potrà richiedere direttamente al segnalante ulteriori informazioni/documenti ritenuti utili per l’adeguata valutazione della segnalazione.

Tale servizio di messaggistica garantisce, anche in questa fase, il rispetto della tutela dell’identità del segnalante attraverso l’invio di messaggi “spersonalizzati”.

Tutti i contenuti (segnalazione, allegati e messaggi) sono archiviati all’interno della piattaforma in modo criptato e sono quindi visibili solo agli utenti che hanno le chiavi di decifratura necessarie, specificamente il segnalante stesso e il responsabile.

La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato.

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Il divieto di rivelare l’identità del whistleblower è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

È, altresì, tutelata l'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione.

• TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dai soggetti del settore pubblico e privato, nonché da ANAC, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

11. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell'incontro mediante la propria sottoscrizione.

Le misure di protezione si applicano nei confronti del segnalante, quando ricorrono le seguenti condizioni:

1. 1. al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo della presente policy;
   2. la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dalle norme.

Le misure di protezione non si applicano se è accertata, anche in primo grado:

• la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o di diffamazione;
• la responsabilità civile del segnalante in caso di colpa grave o dolo.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o a divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

• DIVIETO DI RITORSIONE

È vietata ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata.

In caso di controversie giudiziali o stragiudiziali aventi ad oggetto un presunto comportamento ritorsivo si presume che detto comportamento sia stato posto in essere a causa della segnalazione o della denuncia, pertanto l'onere di prova contraria ricade a carico di chi ha posto in essere il comportamento ritorsivo.

È ritorsione qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

A titolo esemplificativo e non esaustivo costituiscono ritorsioni:

1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
5. le note di merito negative o le referenze negative;
6. l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
1. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
50. l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
1000. la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. l'annullamento di una licenza o di un permesso;
15. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Le misure di protezione si applicano anche:

1. ai facilitatori;
2. alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante o di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
4. agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

 

14. PROTEZIONE DALLE RITORSIONI

La gestione delle comunicazioni di ritorsioni nel settore pubblico e nel settore privato compete all’ANAC.

I soggetti che hanno subito ritorsioni possono comunicarle all'ANAC:

1. in caso di ritorsioni nel contesto lavorativo di un soggetto del settore pubblico, l'ANAC informa immediatamente il Dipartimento della funzione pubblica presso la Presidenza del Consiglio dei ministri e gli eventuali organismi di garanzia o di disciplina
2. in caso di ritorsioni nel contesto lavorativo di un soggetto del settore privato l'ANAC informa l'Ispettorato nazionale del lavoro, per provvedimenti di propria competenza.

Al fine di acquisire elementi istruttori indispensabili all'accertamento delle ritorsioni, l'ANAC può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell'Ispettorato della funzione pubblica e dell'Ispettorato nazionale del lavoro, ferma restando l'esclusiva competenza dell'ANAC in ordine alla valutazione degli elementi acquisiti e all'eventuale applicazione delle   sanzioni amministrative di cui all'articolo 21 del D.Lgs. n. 24/2023. Al fine di regolare tale collaborazione, l'ANAC conclude specifici accordi, ai sensi dell'articolo 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241, con l'Ispettorato della funzione pubblica e con l'Ispettorato nazionale del lavoro.

Gli atti ritorsivi assunti in violazione della legge sono nulli. La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria

Il lavoratore licenziato a causa di una segnalazione ha diritto alla reintegrazione nel posto di lavoro.

 

15. PROVA DELLA RITORSIONE

L’ANAC deve accertare che il comportamento (atto o omissione) ritenuto ritorsivo sia conseguente alla segnalazione, denuncia o divulgazione.

Una volta che il segnalante provi di aver effettuato una segnalazione in conformità alla normativa e di aver subito un comportamento ritenuto ritorsivo, spetta al datore di lavoro l’onere di provare che tale comportamento non è in alcun modo collegato alla segnalazione.

Trattandosi di una presunzione di responsabilità, è necessario che le prove in senso contrario emergano nel contraddittorio davanti ad ANAC. A tal fine è fondamentale che il presunto responsabile fornisca tutti gli elementi da cui dedurre l’assenza della natura ritorsiva della misura adottata nei confronti del segnalante.

16. PROTEZIONE DA RITORSIONI ESTESA AD ALTRI SOGGETTI

La protezione si applica anche:

1. al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
2. alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
3. ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
4. agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

 

17. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER  

È impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della segnalazione stessa.

Il segnalante che in buona fede e in presenza di fondati motivi atti a ritenere che la divulgazione sia necessaria per svelare la violazione, riveli o diffonda informazioni:

• coperte dall'obbligo di segreto;
• che godono di diritti di proprietà intellettuale;
• tutelate da prescrizioni a protezione dei dati personali;
• offensive della reputazione della persona coinvolta o denunciata;

è esente da responsabilità di natura penale, civile o amministrativa.

La responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione o alla denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

 

18. MISURE DI SOSTEGNO AI SEGNALANTI

Sono previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno.

L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui al decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.

19. SANZIONI

Si ricorda, infine, che, per legge, l'ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie: